学会写一篇让别人看懂的报告

大卫 . 霍克尼

今天，我学习了一份关于凸起物干扰效果分析的报告。一天痛苦的学习后发现，我根本看不懂这篇报告。

一开始，我以为会学到有用的规律。我把这篇20页的报告翻破了，发现只记住了这些：

case6  是较高凸起

case17 是较低凸起

case25 是较低凸起放在平板上

case18 是较低凸起放在曲面上

读到这样的句子：“case6比case17的波动更为强烈”，我就要翻到报告第一页，查看什么是case6，什么是case17。还好这篇报告只有8个不同case，看到下午基本全部背下来，不用再去查了。

然后，出现了一张图片，这么对比两条曲线：

Plate ——

Qm   ——

Plate是平板的英文单词。Qm是什么呢？我到百度中搜索Qm，“质量管理”、“QM战队”都不对。还是有经验的同事提醒，Qm是“曲面”的拼音缩写。翻译过来就是，对比case25和case18这两条曲线。

还有待学习的内容：“Q因子”。这个因子好像很重要，凸起是否有效，都靠它判断，但是全文中没有找到解释，只给了几篇参考文献。

明天继续学习这篇报告，只会发现更多不明白。我不相信，有这么多阅读障碍，作者会有多么清晰的思想；用如此混乱的语言，作者会有多么可靠的结论。

为什么？我们臭骂这样的报告，存心不让我们看懂。我们还会写这样的报告，好像存心不让别人看懂。

1、因为不需要

也许你就没打算让别人看懂。写报告的目的只是让别人看到你完成了报告。衡量你的工作量，只看你写了多少篇报告，报告有多少页。没有参数可以衡量是否能看懂。从完成工作量的角度，没必要让别人看懂。何况，让别人看懂多费事。

不考虑别人的感受，你只需列个表格，说明case的状态，让读者去找。给每个case找简单易懂的名称，多费事。

梳理整篇报告的逻辑，一步步铺垫，让读者自然地获得结论，多费事。

用通俗的语言解释专业的“Q因子”，还要自己先深入理解专业知识，再找到合适的文字，多费事。

所以，我们会写一百页纸，把别人讲糊涂。所以，只有厚度没有用处的报告，很有市场。

2、因为不知道

很多人还以为，这么写报告天经地义，真的不知道，这么写报告别人看不懂。

“case6和case17对比”有什么问题？计算机上的排序就是case6和case17，而且已经按照规定，给出了case列表，不知道可以自己查。

Qm代表“曲面”，plate代表“平板”，有什么奇怪？师兄们都这么用，大家当然只能这么用。

“Q因子”有什么不懂？身边的同事都知道，这是常识。而且已经按照规定，给出了参考文献，不懂可以自己学。

看不懂，只能怪自己不专业。

你不知道，一个外行读懂你的报告，需要越过哪些坎。这些坎，应当由你填平，你却看不到。

 

3、因为不会写

其实，看到了这些坎，也不一定有能力填平。学会写人话，让别人看懂你的报告，很难。

首先你要很有经验，可以猜测到，你的读者是谁，他们知道什么？不知道什么？要知道什么？在每个正确的位置，给出读者正好需要知道的内容，不必去全文寻找某个说明。

你还要有清晰的逻辑推理，可以体会到，你的读者质疑什么？相信什么？思考什么？在正确的时机，用你的数据、图表，一步步把读者引到你的结论。

你还要有高超的文字能力，用形象的比喻，解释专业的名词；用简洁的文字，描述复杂的逻辑关系；用精炼的金句，触动读者的感受。

这些能力，建立在你与读者共呼吸，能够比读者更懂得他内在的需求。

这些能力，建立在你对读者的爱，愿意用你百倍的时间，换取读者一刻的愉悦。

这些能力，建立在你相信你的成果很有价值，值得用百倍的心思，让所有的读者看懂。

本篇文章来源于微信公众号: 陆姐说